Издательство Для каждого дома/Районные газеты

Описание проекта

Районная рекламная газета «ДЛЯ каждого ДОМА» – рекламно-информационное издание c более чем 20-ти летним стажем в издательском деле. С ростом штата сотрудников и клиентов возникла необходимость внедрения CRM-системы. В 2009 году Генеральный директор издательства «ДЛЯ каждого ДОМА» обратился в компанию «Куб Три» с тем,чтобы работу внутри организации вывести на новый уровень: автоматизировать делопроизводство, работу с клиентами и другие задачи.

Команде «Куб Три» предстояло не только разработать и внедрить систему, но и обучить персонал.

Реализованы следующие возможности

• Учет компаний в CRM
• Информация о всех партнерах компании и полная история работы с ними

• Учет контактов в CRM
• Хранение информации по контактам и полная история работы с ними

• Учет и сопровождение сделок в CRM
• Контроль за сроками, подготовка сопутствующих документов

• Хранение шаблонов и готовых документов в CRM
• Централизованное управление всеми шаблонами и документами, их версиями, быстрый поиск

• Работа с электронной почтой в CRM
• Учет всех писем, возможность отслеживать историю взаимоотношений с клиентом

• Поддержка работы удаленных менеджеров в CRM
• Доступ к актуальной информации, эффективное планирование деятельности, контроль качества выполнения работы

Результаты

В ходе внедрения системы были проведены необходимые организационные мероприятия: обучение менеджеров, поддержка, изменение мотивации, быстрое реагирование на доработки.

Сотрудничество издательства «ДЛЯ каждого ДОМА» и команды «Куб три» продолжается до сих пор. Развитие системы происходит параллельно росту издательства: приходят новые менеджеры и многие их идеи реализуются в существующей системе.

Отзыв о проекте

С мая 2009 года по настоящее время компания КУБ 3 является партнером сетевой районной газеты ДЛЯ каждого ДОМА по разработке и внедрению программного обеспечения для отдела продаж.

Особенности работы отдела продаж газеты:

- стратегия активных продаж

- офисно-разъездной и дистанционный характер работы продавцов

- сегментирование продаж по районам города, направлениям бизнеса и конкретным отраслям

Состояние информационной среды отдела продаж до внедрения SUGAR CRM:

- база компаний ведется в exel, в виде отдельных файлов по направлению бизнеса потенциальных клиентов

- база компаний и пакет рабочих и представительских документов размещены в сетевых папках на офисном сервере

- отчетность продавцов о работе за период ведется в бумажном виде, затем переносится оператором в файлы exel

Период от момента заключения договора на разработку проекта до начала внедрения занял (с учетом импорта данных) 3 месяца. Поэтапное внедрение функциональных модулей программы в соответствии с проектом завершилось в ноябре.

Опасения, которые не оправдались:

- срыв сроков, «зависание» на этапах проекта

Куб 3 выстроил оперативную и четкую работу с заказчиком

- трудности в понимании программистом задач заказчика

Знание технологии активных продаж, ее применение в компании Куб 3 помогало находить взаимопонимание

- высокая цена проекта

Заказчику была предложена система поэтапной оплаты за выполненный объем работ

- технические ошибки и недоработки на этапе внедрения

компания Куб 3 внимательно относилась к замечаниям и дополнительным пожеланиям заказчика

Что проект дал заказчику

- удалось систематизировать базу данных о компаниях, выстроить необходимую для управления продажами структуру информации

- обеспечено накопление информации и хранение банка данных о компаниях-потенциальных клиентах

- работает единый центр документов, используемых в продажах

- выросла скорость и оперативность обмена информацией внутри отдела: весь массив информации доступен 24 часа одновременно всем пользователям в офисе газеты и в любом месте, где есть выход в Интернет

- вырос уровень самостоятельности и автономности менеджеров и при этом управляемости отдела в целом; минимизирована потеря времени продавцов на процессы, не связанные с продажей;

- сведены к минимуму затраты времени на выяснение прав того или иного менеджера работать с компанией: менеджеры имеют возможность вносить информацию о текущем взаимодействии с компанией, вносить контактные лица, сохранять в карточке компании индивидуальные коммерческие предложения, что минимизирует бумажную отчетность о продажах

- в поддержку менеджеров выполняются рассылки новостей и предложений различным группам потенциальных клиентов в зависимости от текущих задач отдела, например при подготовке нового выпуска районной газеты в Колпинском районе информация рассылалась компаниям, имеющим точки продаж в Колпино

Запланирована дальнейшая работа по развитию проекта в двух направлениях:

- управление процессом продажи (промежуточной активностью продавцов)

- интеграция SUGAR CRM с программой управленческого и бухгалтерского учета