Автоматизация учета товаров. Почему компании теряют деньги на складе и как это исправить

Учет товаров напрямую влияет на управляемость бизнеса. От того, насколько точно компания понимает движение товаров на складе, зависит оборачиваемость денег, уровень складских затрат, количество неликвидных остатков и способность компании быстро выполнять заказы.

На практике учет товаров часто воспринимается как простая задача: понять, сколько единиц продукции лежит на складе. Но в реальности это гораздо более сложная система, которая влияет на продажи, закупки, производство и логистику.

Если учет организован формально, компания начинает замораживать деньги в избыточных запасах, сталкиваться с дефицитом нужных товаров и терять прибыль.

Почему учет товаров становится проблемой

Во многих компаниях складской учет долгое время ведется в таблицах или отдельных учетных системах, которые не связаны между собой.

В результате возникают типичные проблемы:

– невозможно точно прогнозировать потребность в товарах
– закупки происходят без учета реального спроса
– на складе накапливаются неликвидные остатки
– одновременно может возникать дефицит востребованных позиций
– компания тратит больше денег на хранение

Фактически деньги компании оказываются «замороженными» в товарных запасах.

При этом правильный учет позволяет не только понимать остатки, но и управлять оборотом средств. Чем быстрее товары проходят путь от закупки до продажи, тем эффективнее используются ресурсы компании.

Нужна помощь в автоматизации учета товаров? Обсудить автоматизацию учета 

Почему учет товаров нельзя рассматривать отдельно

Учет товаров не существует сам по себе. Он всегда связан с другими процессами компании.

В первую очередь с прогнозированием продаж и автоматизацией закупок. Если компания понимает будущий спрос, она может заранее планировать закупки и избегать дефицита или избыточных запасов.

Для производственных компаний учет товаров тесно связан с учетом материалов и ведомостями производства. Необходимо понимать, какие материалы используются для изготовления конкретной продукции и в каком количестве.

Кроме того, учет должен учитывать динамику бизнеса. У многих компаний существует сезонность спроса, и система учета должна помогать прогнозировать изменения в объемах продаж и производства.

Почему важны методы учета движения товаров

Еще один важный элемент учета товаров – это способ списания и движения продукции со склада.

В зависимости от специфики бизнеса могут использоваться разные методы:

FIFO
товары списываются со склада в порядке поступления

LIFO
сначала используются последние поступившие партии

FEFO
используется для товаров со сроком годности и предполагает использование продукции с ближайшей датой окончания срока хранения

Для компаний, работающих с продуктами питания, фармацевтикой или другой продукцией с ограниченным сроком хранения, учет срока годности становится критически важным.

Без такого контроля компания рискует столкнуться с большим количеством списаний.

Почему важно отслеживать партии и цепочку поставок

Для многих производственных компаний важной задачей становится отслеживание цепочки поставок.

Необходимо понимать, из какой партии сырья или комплектующих был произведен конкретный товар.

Это особенно важно в ситуациях, связанных с рекламациями или необходимостью проверки качества продукции.

Если компания может быстро определить, из какой партии материалов была произведена продукция, она может локализовать проблему и избежать массовых отзывов товаров.

Какие инструменты используются для автоматизации учета

Решить задачи комплексного учета товаров можно с помощью ERP-систем.

Такие системы объединяют модули продаж, закупок, складского учета и производства. В результате компания получает единую систему управления движением товаров.

Одним из таких решений является Odoo ERP. Система позволяет автоматизировать учет товаров, планировать закупки, контролировать остатки и интегрировать складской учет с продажами и производственными процессами.

Это позволяет компании управлять запасами в режиме реального времени и принимать решения на основе фактических данных.

Как это работает на практике

Подобные задачи мы регулярно решаем в проектах автоматизации. В зависимости от специфики бизнеса учет товаров может быть связан с продажами, производством, логистикой или сложными цепочками поставок.

Кейсы внедрения учета товаров

Производитель дверей

Для завода по производству дверей в CRM был внедрен модуль учета товаров. В системе учитывались комплектующие для производства: фурнитура, ручки, накладки и другие элементы.

Это позволило менеджерам видеть доступные комплектующие на складе и предлагать клиентам решения, которые можно быстро произвести.

В результате ускорился процесс производства и выросла прибыль компании.

Молочный завод

Для молочного завода была доработана ERP-система с учетом планирования спроса и динамики производства.

Основная сложность заключалась в том, что разные виды продукции имеют разный срок хранения. Кроме того, для разных дистрибьюторов действовали разные условия поставки. Например, для одного клиента товар должен был поставляться с остаточным сроком хранения не менее недели, а для другого – не менее пяти дней.

Были доработаны складские, закупочные и производственные модули. Это позволило снизить объем списаний продукции.

Компания по автоматизации промышленности

Для компании, занимающейся автоматизацией промышленных предприятий и поставкой оборудования, в CRM был внедрен учет товаров с учетом выездных монтажных работ.

Система учитывала поставки оборудования напрямую на объект, минуя основной склад, а также перемещение товаров для командировок и запуска производственных линий.

Это позволило ускорить запуск проектов и снизить затраты на логистику.

Дистрибьютор автозапчастей

Для дистрибьютора автозапчастей была реализована система учета с поддержкой большого количества аналогов деталей и поиском запчастей по VIN-номеру автомобиля.

Также была внедрена сложная система расчета себестоимости с учетом разных валют и дополнительных расходов: таможни, логистики и сертификации.

Это позволило повысить маржинальность закупок и ускорить оборачиваемость товаров на складе.

Почему автоматизация учета становится основой роста

По мере роста компании увеличивается количество товаров, поставщиков и складских операций. Ручной учет перестает справляться с таким объемом данных.

В результате возникают ошибки в остатках, проблемы с закупками и потери прибыли.

Автоматизация позволяет превратить складской учет в управляемую систему. Компания начинает понимать движение товаров, оптимизировать запасы и быстрее реагировать на изменения спроса.

Это напрямую влияет на прибыльность бизнеса.

Давайте обсудим автоматизацию учета товаров

Оставьте заявку, и мы предложим решение, которое позволит системно управлять складскими запасами, сократить издержки и повысить эффективность работы компании.

Оставить заявку Обсудить задачу