Главная
Блог
Создание отчетов SuiteCRM

Создание отчетов SuiteCRM

1. Отчёт по звонкам менеджеров

1.1. Создаём новый отчёт. В поле «Модуль» выбираем «Звонки». В блоке «Module tree» выбираем модуль, из которого будем выбирать поля для отчёта. Например, кликнем по названию «Звонки» - в блоке «Поля» появится список полей модуля Звонки. Выберем необходимые нам поля, допустим, это «Тема», «Направление», «Дата создания», «Дата окончания»:

1.2. В блоке «Module tree» выберем название «Пользователи: Ответственный(ая)», далее – «Пользователи» и в блоке «Поля» выберем поле «Фамилия», чтобы добавить в отчёт фамилию ответственного по звонкам.

1.3. В итоге мы получаем список, где отображается информация по всем звонкам всех менеджеров:

1.4. В форме редактирования отчёта для нужных полей мы можем проставить галочку «Поле кликабельно», а также, при необходимости, поменять сортировку значений в отчёте – по менеджерам / или по дате создания / или по направлению и т.д.:

1.5. Если мы хотим получить отчёт о звонках только одного менеджера, нажимаем кнопку «Условия» и добавляем необходимое условие, например, ответственный – Менеджер2:

1.6. В итоге мы получаем список, где отображается информация по всем звонкам одного менеджера:

1.7. Также в разделе «Условия» можно выбрать другие условия, т.е. отфильтровать данные, к примеру, по статусу звонка, если хотим увидеть только состоявшиеся звонки, и/или по дате создания, используя операторы сравнения «>» и «<», и т.д.:

2. Отчёт по количеству звонков менеджеров

2.1. Для того чтобы получить отчёт по количеству звонков менеджеров, в разделе «Поля» в поле «Фамилия» ставим галочку «Группировка» и в любом другом поле этого же модуля выбираем функцию «КОЛИЧЕСТВО». К примеру, в поле «Тема»:

2.2. Получаем отчёт по количеству звонков:

2.3. Для того чтобы понять логику построения отчётов, попробуем изменить функцию и группировку полей на ровно противоположные – в поле «Тема» поставим галочку «Группировка», а в поле «Фамилия» выберем функцию «КОЛИЧЕСТВО»:

2.4. Мы видим, что все одинаковые темы сгруппированы, а функция «КОЛИЧЕСТВО» любого другого поля (в нашем случае – «Фамилия») помогает узнать, сколько в CRM звонков с одинаковой темой:

2.5. Таким образом, мы можем группировать любые одинаковые значения. И в качестве поля, в котором будет отображаться их количество, можем выбирать любое поле того же модуля.

2.6. На что следует обратить внимание при построении отчётов с функцией «КОЛИЧЕСТВО»:

а) Не забываем корректировать значения в столбике «Название»:

К примеру, в первом варианте отчёта количество звонков одного ответственного отображалось в поле Тема, во втором случае – количество Тем – в поле Фамилия – т.е. количество одинаковых значений будет в том поле, где мы выбираем функцию «КОЛИЧЕСТВО». Поэтому для корректного отображения информации название поля нужно изменять в зависимости от цели отчёта.

б) Когда мы выбираем группировку значений и функцию «КОЛИЧЕСТВО», остальные поля лучше убрать, т.к. в них будет отображаться первое значение из списка, не имеющее никакого отношения к количеству.

3. Отчёт по суммам заказов

3.1. Создаём новый отчёт. В поле «Модуль» выбираем «Заказы». В блоке «Поля» добавляем необходимые поля, к примеру, «Контрагент», «ВСЕГО К ОПЛАТЕ», «Создано» (дата создания), «Фамилия» ответственного:

3.2. В итоге мы получаем список, где отображается информация по всем заказам всех менеджеров:

3.3. В форме редактирования, нажав на кнопку «Условия» можно выбрать любые условия фильтрации, к примеру, отфильтровать значения по статусу Заказа, по ответственному менеджеру, по дате создания и т.д. (см. пп.1.5–1.7.).

3.4. Для того чтобы получить отчёт по сумме сделок по каждому ответственному, в форме редактирования отчёта в поле «Фамилия» ответственного ставим галочку «Группировка» и в любом другом поле этого же модуля выбираем функцию «СУММА». К примеру, в поле «ВСЕГО К ОПЛАТЕ»:

3.5. Получим следующий отчёт:

3.6. Таким же образом вместо значений поля «Фамилия» ответственного мы можем сгруппировать значения поля «Контрагент»:

3.7. И получить отчёт по сумме всех заказов по каждому контрагенту:

3.8. Аналогично отчётам с функцией «КОЛИЧЕСТВО», при построении отчётов с функцией «СУММА» необходимо корректировать значения в столбике «Название», убирать лишние поля и не делать кликабельным поле «Сумма» (см. п.2.6. – На что следует обратить внимание при построении отчётов с функцией «КОЛИЧЕСТВО»).

3.9. В отчёт по суммам сделок мы можем добавить информацию и по их количеству, добавив для этого любое поле этого же модуля, например, поле «Договор»:

3.10. Т.к. галочка «Группировка» установлена для поля «Фамилия», мы получили отчет по количеству и сумме заказов по всем менеджерам:

3.11. Сгруппировать значения можно и по нескольким признакам, к примеру, добавим поле «Статус заказа» и дополнительно сгруппируем значения по данному полю:

3.12. Мы получим отчёт по количеству и сумме заказов по всем менеджерам, с разбивкой на статусы заказа:

3.13. В отчёт с количеством и/или суммой можем добавить диаграмму. В форме редактирования отчёта нажмём на кнопку «Диаграммы», выберем тип диаграммы и значения для её осей Х и Y. Например, для отчёта из п.3.10 построим круговую диаграмму, где по оси Х – фамилии ответственных, а по оси Y – сумма заказов, и гистограмму, где по оси Х – фамилии ответственных, а по оси Y – количество заказов: