Как мы автоматизировали работу менеджеров, помогли избавиться от текучки кадров за счет создания систем отчетности и учета персонала
Комплексные услуги клининговой компании по уборке помещений и профессиональный клининг в Санкт-Петербурге
Как работала компания до внедрения CRM от Куб Три:
До 2015 г клининговая компания имела большие затраты на управление персоналом и объектами. Не получалось автоматизировать рабочие процессы. Менеджеры объектов тратили много времени на отчеты по каждому объекту, таким образом возникала сложность отслеживания корректного использования специалистами рабочих часов, т.к. объектов много, вид услуг и трудочасов у них разнообразный, а все нюансы приходилось учитывать вручную.
Отсутствовала система учета и управления персонала, было затруднительно найти персонал и сохранить его, т.к. требовалось наличие всех документов и своевременное их обновление, а значительная часть персонала состояла из переселенцев стран СНГ.
Почему решили внедрять кастомизированную CRM систему, которая, в итоге, модифицировалась в CRM+HR в одном флаконе
Компании становилось все сложнее контролировать рабочие процессы, стараться ничего не упускать. Время, которое можно было бы использовать на поиск и организацию рабочих процессов для новых объектов — уходило на составление графиков работ, отчетов и контроля обновления документов. Поэтому логичным решением было добавить в CRM блок управления персоналом.
Основные проблемы,
которые нужно было решить
Этапы разработки
Автоматизировали работу менеджеров объектов
-
Построили график выхода специалистов.
Причем стало возможно запланировать наперед график с учетом требований по каждому объекту (сколько и каких специалистов требуется, на сколько часов в день/месяц займет работа).
-
Внедрили автоматизированную систему отчетов
Не нужно каждый раз заново вносить информацию в таблицы - просто выбрать форму отчета, а программа составляет его сама, анализируя имеющиеся данные. Один клик – и отправка клиенту отчета о работе.
Сформировали инструменты для HR отдела
-
Создали карточку сотрудника.
Полный профиль сотрудника отображает все личные данные, рабочие навыки, статус работника.
-
Добавили систему оповещений.
При отсутствии необходимого документа, либо при приближении срока окончания какого-либо из документов система срабатывала в виде напоминания.
-
Настроили систему расчета заработной платы.
С учетом выдачи кредита (с возможностью рассчитать платежи, разные варианты выплат и т. д.), премий, штрафов, выданных материальных ценностей и расходных материалов.
Разработка дополнительных разделов
-
Создали базу контрагентов и их объектов.
В удобном интерфейсе отображены все объекты, такие как магазины и склады. Объекты связываются с услугами – так можно узнать, сколько для объекта предусмотрено трудочасов по разным услугам.
-
Сформировали перечень услуг и работ.
Под каждый тип объекта создали форму с уникальным набором параметров, который подтягивался в момент формирования заказа. Для каждой услуги задали стоимость трудочаса.
Результаты внедрения
Благодаря CRM
- Повысилась эффективность работы на объектах, за счет построения информативного графика выхода — рабочие могли точно увидеть вид работы и требуемое время.
- Выросло количество заказов и положительных откликов, так как нормализовалась организация рабочих процессов, отчеты стали выводиться по нажатию одной кнопки.
- Избавились от текучки кадров, за счет корректного отслеживания рабочих часов и создания системы оповещений по требованию документов.