gradient
gradient

Как мы автоматизировали работу менеджеров, помогли избавиться от текучки кадров за счет создания систем отчетности и учета персонала

Комплексные услуги клининговой компании по уборке помещений и профессиональный клининг в Санкт-Петербурге

gradient

Как работала компания до внедрения CRM от Куб Три:

До 2015 г клининговая компания имела большие затраты на управление персоналом и объектами. Не получалось автоматизировать рабочие процессы. Менеджеры объектов тратили много времени на отчеты по каждому объекту, таким образом возникала сложность отслеживания корректного использования специалистами рабочих часов, т.к. объектов много, вид услуг и трудочасов у них разнообразный, а все нюансы приходилось учитывать вручную.

Отсутствовала система учета и управления персонала, было затруднительно найти персонал и сохранить его, т.к. требовалось наличие всех документов и своевременное их обновление, а значительная часть персонала состояла из переселенцев стран СНГ.

Почему решили внедрять кастомизированную CRM систему, которая, в итоге, модифицировалась в CRM+HR в одном флаконе

Компании становилось все сложнее контролировать рабочие процессы, стараться ничего не упускать. Время, которое можно было бы использовать на поиск и организацию рабочих процессов для новых объектов — уходило на составление графиков работ, отчетов и контроля обновления документов. Поэтому логичным решением было добавить в CRM блок управления персоналом.

gradient

Основные проблемы,
которые нужно было решить

Упростить и автоматизировать работу менеджеров объектов

В клининговой компании менеджеры объектов значительную часть рабочего времени уделяли на отчеты по каждому объекту и оказанным услугам по ним.

Требовалось указать, сколько людей необходимо на каком объекте, описать услуги по часам и фиксированной стоимости. Важно, чтобы на разных объектах не должно быть пересечения сотрудников в рамках одного дня. 

Все данные подсчитывались вручную, что могло повлечь задержки по ЗП и спровоцировать негативные отклики, как заказчиков, так и работников.

Упростить и автоматизировать работу HR

HR отдел был также в затруднительном положении — постоянно была текучках кадров, существовала проблема с поиском и учетом кадров.

Не было системы, которая бы позволяла отследить, когда и какие документы требовалось продлить и предоставить сотрудникам.

gradient

Этапы разработки

Автоматизировали работу менеджеров объектов

  • Построили график выхода специалистов.

    Причем стало возможно запланировать наперед график с учетом требований по каждому объекту (сколько и каких специалистов требуется, на сколько часов в день/месяц займет работа).

  • Внедрили автоматизированную систему отчетов

    Не нужно каждый раз заново вносить информацию в таблицы - просто выбрать форму отчета, а программа составляет его сама, анализируя имеющиеся данные. Один клик – и отправка клиенту отчета о работе.

Сформировали инструменты для HR отдела

  • Создали карточку сотрудника.

    Полный профиль сотрудника отображает все личные данные, рабочие навыки, статус работника.

  • Добавили систему оповещений.

    При отсутствии необходимого документа, либо при приближении срока окончания какого-либо из документов система срабатывала в виде напоминания.

  • Настроили систему расчета заработной платы.

    С учетом выдачи кредита (с возможностью рассчитать платежи, разные варианты выплат и т. д.), премий, штрафов, выданных материальных ценностей и расходных материалов.

Разработка дополнительных разделов

  • Создали базу контрагентов и их объектов.

    В удобном интерфейсе отображены все объекты, такие как магазины и склады. Объекты связываются с услугами – так можно узнать, сколько для объекта предусмотрено трудочасов по разным услугам.

  • Сформировали перечень услуг и работ.

    Под каждый тип объекта создали форму с уникальным набором параметров, который подтягивался в момент формирования заказа. Для каждой услуги задали стоимость трудочаса.

Результаты внедрения

Благодаря CRM

 

  • Повысилась эффективность работы на объектах, за счет построения информативного графика выхода — рабочие могли точно увидеть вид работы и требуемое время.
  • Выросло количество заказов и положительных откликов, так как нормализовалась организация рабочих процессов, отчеты стали выводиться по нажатию одной кнопки.
  • Избавились от текучки кадров, за счет корректного отслеживания рабочих часов и создания системы оповещений по требованию документов.