Кейс: как автоматизировать организацию деловых поездок и сократить подготовку с дней до минут (Platinum Travel Makers GmbH)
Кто клиент
Platinum Travel Makers GmbH — компания, специализирующаяся на организации делового туризма. Работает с корпоративными клиентами и крупными группами, включая международные поездки с высокой степенью сложности.
Ситуация: сложные поездки = операционный риск
Типичная задача: организовать поездку для 30–100 человек.
Это означает:
- у каждого участника свои документы (паспорта, визы)
- сложная логистика (перелеты, трансферы, отели)
- плотное расписание (встречи, форумы, семинары)
- множество подрядчиков и оплат
Ранее это выглядело так:
- менеджер вручную собирает данные
- несколько дней готовит программу поездки
- проверяет сроки документов
- контролирует оплаты в разных местах
Любая ошибка = сорванная поездка, финансовые и репутационные потери.
Ключевая задача
-
Создать систему, которая:- собирает всю поездку в одном месте
- автоматически формирует документы
- контролирует сроки и статусы
- снижает зависимость от ручной работы
- позволяет масштабировать бизнес без роста ошибок
Реализовали решение
-
Реализована CRM-система как операционная платформа для управления поездками.
Что мы сделали
Централизация данных
- участники, документы, визы
- статус каждого участника
Управление поездкой
- логистика (перелеты, трансферы)
- размещение
- расписание мероприятий
Генерация документов
- автоматическая сборка программ поездки
- сложные документы формируются в пару кликов
Контроль сроков
- дедлайны по визам и документам
- уведомления и контроль статусов
Финансы
- контроль оплат по всем услугам
- прозрачность затрат
Как это выглядит на практике
До
-
Группа из 50 человек летит на форум. Менеджер несколько дней вручную собирает программу, проверяет данные и делает документы.
После
-
Все данные уже в системе. Менеджер формирует готовый документ за несколько минут и контролирует процесс через единый интерфейс.
Результат
- снижение операционных рисков
- возможность обрабатывать больше проектов
- понятный процесс
- контроль всех этапов
- отсутствие ошибок
- высокий уровень сервиса
Почему это важно
- сорванные мероприятия
- потерянные деньги
- репутационные риски
Что делать
Если у вас:
- сложные поездки или проекты
- много ручной работы
- высокий риск ошибок
— вам нужна не просто CRM, а система управления операциями.
Мы помогаем выстроить такие системы под реальные бизнес-процессы.