Финансовый учёт

Введение

ERP ODOO - популярная платформа для бизнес-приложений, существующая с 2005 года, известная ранее как TinyERP и OpenERP. Она имеет большую эко-систему, включающую более 5000 разработчиков из 23 стран и больше чем 300 приложений, которые они публикуют ежемесячно.

Odoo SA - бельгийская компания, разрабатывающая платформу для бизнес-приложений под названием Odoo, и становится все более популярной в странах СНГ. Учет в Odoo построен по западному образцу, но компании Simbioz и ERP Ukraine адаптируют систему под местное законодательство для полноценного ведения учета.

План счетов

Система бухгалтерского учета начинается с плана счетов, который включает отдельный счет для каждого актива, обязательства и составляющей капитала. Главная функция учета - фиксация данных о хозяйственных операциях и их классификация.

Учет может вестись вручную или с помощью компьютера, но важно, чтобы руководство имело доступ к информации для изучения финансового состояния компании и планирования будущих событий.

Раньше каждый счет открывали на отдельной странице книги, известной как главная книга. Даже со введением компьютеров в бухгалтерии, термин "главная книга" остался в употреблении.

Счетам в главной книге присвоены номера для удобства поиска. Список номеров и названий счетов называется планом счетов. ODOO имеет базовую версию плана счетов, достаточную для простого учета без детализации.

План счетов:

Можно установить план счетов практически любой страны мира из магазина приложений. Эти модули часто бесплатны и доступны для всех. После установки плана его можно расширить до нужного уровня.

План счетов находится в настройках учета: Accounting(Invoicing)/Configuration/Chart off accounts.

Изменить план счетов и валюту учета можно до первой операции в учете, после чего выбор фиксируется в системе.

Настройки счета

Без дополнительных модулей расширяющих возможности учета, настройки счетов такие:

Справа небольшая таблица, объясняющая, как тип счета влияет на поведение системы. В ODOO есть две группы счетов: балансовые (с переносом остатков) и счета учета доходов и расходов (без переноса остатков).

Счета доходов и расходов закрываются на финансовый результат в конце периода. Базовая версия системы не позволяет это сделать автоматически, но есть такая возможность в расширенных версиях.

Основные настройки счёта:

Код: номер счета

Название: название должно отображать суть того, что будет на нем учитываться.

Тип: укажите правильный тип счета, так как это влияет на его поведение в системе, особенно для счетов кредиторов и дебиторов.

Налоги по умолчанию: можно указать налог, который автоматически подставляется в документах при использовании счета. Но это не имеет смысла для счетов с типом дебиторская или кредиторская задолженность.

Группа: Отнесите этот счет к определенной группе для отчетности. Например, счета 31, 311 и 313 могут быть отнесены к группе 31 для сводной информации.

Валюта счета: для мультивалютного учета нужны отдельные счета, где указывается валюта. Например, для счета в USD нужен счет с указанием этой валюты.

Разрешить сверку: важная настройка, влияющая на сверку задолженностей, оплат и участие счета в учете. Устаревшие: отметка, которая позволяет отключить счет от учета.

Настройки счета расширяются при дополнительном функционале системы.

Можно наблюдать, что расширение функционала системы приводит к увеличению настроек счетов.

Система двойной записи

В 1494 году Лука Пачоли создал систему двойной записи, которая стала основой бухгалтерского учета. Это изобретение получило заслуженное признание - Гете признал его одним из самых замечательных в истории. Суть двойной записи заключается в том, что все операции учитываются по дебету одного счета и по кредиту другого, что поддерживает баланс. Современные системы бухгалтерского учета основаны на этом принципе.

Дебет и кредит - это левая и правая стороны счета в бухгалтерском учете. Дебет - это запись в столбце "приход", а кредит - запись в столбце "расход".

Сальдо (balance) - это разница между суммой дебета и кредита на счете. Оно может быть как дебетовым, так и кредитовым, в зависимости от типа счета.

Бухгалтерская запись в ODOO выглядит так: Бухгалтерские записи в ODOO делаются построчно с аналитикой каждого счета. Записи называются журнальными проводками, а процесс отражения операций называется регистрацией в журнале. Журналы используются для идентификации и группировки операций.

Запись журнала должна быть сбалансирована, после чего данные переносятся в главную книгу. Для проверки правильности ведения учета используется пробный баланс, включая черновики проводок. В ODOO также возможно включение непроведенных проводок в пробный баланс.

Журналы учета

В ODOO вы можете создавать неограниченное количество журналов. Это можно сделать в Accounting/Configuration/Journal. Каждый журнал имеет свои настройки для регистрации операций.

 
Тип журнала определяет вид операций, которые можно в нем регистрировать и документы, в которых он доступен для выбора.
Продажа (Sale) - журнал для регистрации взаиморасчетов с дебиторами, доступен для выбора в Customer Invoice.

Закупка (Purchase) - журнал для регистрации взаиморасчетов с кредиторами, доступен для выбора в Vendor bill.

Банк (Bank) - журнал для регистрации денежных операций на расчетных счетах компании, с возможностью привязки к банковским счетам.

Касса (Cash) - журнал для регистрации операций с наличными деньгами, с настройками для отображения доходов и убытков от инвентаризации.

Прочие операции (Miscellaneous) - журнал для регистрации прочих бухгалтерских операций, не связанных с взаиморасчетами или движением денежных средств.
В настройке журнала можно указать префикс для нумерации документов и записей (Short Code). Для журналов «Банк» и «Касса» обязательны заполнение полей «Дебетовый счет» и «Кредитовый счет», которые участвуют в создании проводок при фиксации движения денежных средств.
При мультвалютном учете для фиксации операций в иностранной валюте в журнале нужно указать валюту, для операций в базовой валюте это поле остается пустым. Записи журналов можно найти в Accounting/Adviser/Journal Entry, а элементы журналов можно просмотреть и проанализировать в Accounting/Adviser/Journal Items, где представлены все записи по счетам без группировки по журналам.

Управленческий Учет

Основные принципы бухгалтерского учета неизменны уже веками, начиная с XIII -XV вв., когда Лука Пачоли в своем трактате «О счетах и записях» описал систему двойной записи. Без учета хозяйство не могло бы развиваться, ибо учет – это язык бизнеса. Пачоли сформулировал две цели учета: получение информации о состоянии дел и исчисление финансового результата. Появление бухгалтерского баланса было связано с желанием свести весь учет к форме в начальный период истории бухгалтерского учета.

В XIX - начале XX века бухучет стал наукой благодаря промышленности, торговле, рынку ценных бумаг. Бухгалтерское законодательство начало формироваться в Европе, включая бухгалтерский баланс и отчеты о доходах и расходах. Предприниматели обязаны были публиковать отчеты для уменьшения риска для внешних пользователей.
Двойная бухгалтерия начала распространяться из Италии в Европу, Америку, Китай и Японию.

Первичные документы

Бухгалтерский учет цикличен: сначала создается первичный документ, затем он вносится в учетную систему, проводится и отражается на счетах бухгалтерского учета. Наконец, эти данные используются для составления бухгалтерской отчетности, включая баланс, отчет о прибылях и убытках и другие.

Начнем с первичных документов, подтверждающих операции и служащих основой для их записи. В ERP ODOO можно использовать различные документы для отображения бизнес операций, в базовой версии системы их достаточно много.
Документы для отражения операций в ERP ODOO: 

• Инвойс покупателя (расходная накладная/акт)
• Инвойс поставщика (поступление товаров и услуг/акт)
• Ведомость начисления заработной платы
• Платежи или банковские выписки
• Расходы сотрудников
• Основное средство
• Складское перемещение
• Коррекция остатков (при инвентаризации)
• Стоимость с издержками (для распределения накладных расходов)
• Документ брак (для списания со склада сырья по причине брака)
• Заказ точки продаж (для розничных продаж)
• Производственный заказ (для производственных компаний)

В случае отсутствия документа для операции, делаем ручную проводку в учете. Учетный цикл в ERP ODOO - сбор информации, отчетность, закрытие счетов.
Учетный цикл в ERP ODOO:
 
Экономические операции могут быть внутренними и внешними, однако не все события оказывают влияние на компанию и не записываются как операции (например изменение учетной ставки национального банка).
Маршрут учетного цикла может отличаться. В ODOO закрытие периода происходит только при закрытии года, что связано с особенностями учета доходов и расходов в системе. Финансовую отчетность можно составить в любой момент или вывести информацию о финансовом результате на дашборд после проведения документов в учете.

Счета и журналы

Документы в ERP ODOO отражают бизнес-операции, и настройки под них определяют отражение в учете. Пользователь может поменять на уровне документа счета для отражения операции, но не всегда. Настройки могут быть в разных местах, например, на уровне категории продукции или в журнале учета.

В 13 версии системы изменилась визуализация плана счетов, что сделало его удобнее.

Обновления в последних версиях системы улучшили использование плана счетов, добавив иерархию и более удобную визуализацию типов счетов.

Все остальное без изменений. Выбор счетов для учета операций - решает бухгалтер в зависимости от детализации и отчетности.

Бизнес-операции отразятся в журналах и на счетах учета. Создание банковской выписки также создает записи в журналах. 

C 14-й версии после создания банковской выписки создаются записи журналов. Ранее существовавший механизм сверки был вырезан, но его можно вернуть через модуль account_reconciliation_widget.

Элементы журналов

Операции, отражаемые в учете через ERP Odoo, записываются в соответствующие журналы. Важно, чтобы записи в журналах были сбалансированными (дебет = кредит).
Запись журнала (бухгалтерская проводка) выглядит так:

Бухгалтерская проводка пишется построчно с возможностью добавления неограниченного количества аналитики (компания, ЦФО, статья доходов/затрат, направление и т.д.) через аналитические счета и теги. Налоги также выступают отдельной аналитикой с возможностью задать формулу расчета и отображения на счетах учета.

Для просмотра оборотов по счету нужно перейти в элементы журнала и выбрать нужный счет.

С фильтрацией или группировкой бухгалтерская информация становится более понятной и наглядной.

У нас есть счета учета, на которые записи делаются по дебету и кредиту. Дебетовые и кредитовые обороты дают конечное сальдо (баланс), который мы можем рассчитать в разрезе разных аналитик. Пример выше показывает обороты по контрактам с поставщиком и суммарную задолженность.

Сальдо на счете может быть положительным (дебетовым) или отрицательным (кредитовым). Это отражает итоги дебетовых и кредитовых операций, проведенных на счете.

С помощью элементов журнала строятся отчеты бухгалтерской отчетности. Один из таких отчетов — оборотно-сальдовая ведомость по счетам (Trial Balance).

Напомню, что записи журналов могут быть сделаны либо вручную, либо в виде документов. Они могут быть как простыми, так и сложными, например:

Для создания записи в учете нужно зайти в "Бухгалтерский учет", выбрать "Журналы", нажать "Создать", указать участвующие счета и аналитику, и опубликовать запись. 

Анализ операций

Давайте проведем учетную операцию - акт от поставщика на оказание услуг, после знакомства с внутренней бухгалтерской кухней ERP ODOO. Анализ операций - первый этап учетного цикла, который часто пропускают бухгалтеры.

Рассмотрим пример: поставщик оказал услуги на 100000 грн без НДС и дал нам первичный документ "Акт про оказание услуг", который мы отнесем к поступлению товаров и услуг.
Алгоритм анализа:

1. Определите типы счетов, на которые повлияет операция - в примере у нас увеличатся обязательства перед поставщиком и расходы.
2. Определите, какие счета увеличатся или уменьшаться в результате этой операции - в примере увеличится счет 631 (Расчеты с отечественными поставщиками), уменьшится счет 92 (Административные расходы).
3. Отобразите изменения на счетах.
4. Автоматизируем операцию, так как она типовая.

Укажем счет в карточке поставщика для взаиморасчетов.

При выборе поставщика будет использоваться указанный здесь счет. 
Настройки продукта, который закупаем у данного поставщика, включают категорию с правилами учета для продуктов этой категории.

Создаем инвойс поставщика с указанием поставщика и закупаемого продукта.

Документ сделает следующую запись в учете.

Данная запись появится в журнале Vendor Bills:

После публикации документа операция отображается в главной книге.

Эти данные можно использовать для составления баланса и других отчетов.