Управление проектами

Проекты и задачи

ODDO - ERP система, где управление проектами - небольшая часть ее функционала. Проекты могут быть интегрированы с учетом, CRM, продажами, кадрами и другими модулями. Также, при необходимости, их можно интегрировать с производством, событиями и др.
Для создания проектов в Odoo нужно установить соответствующий модуль. Дополнительно можно включить модули «Табеля учета рабочего времени» и «Подзадачи», если потребуется фиксировать потраченное время и разбивать задачи на более мелкие. В проектах интегрированы функционал учета, CRM, продаж, кадров и производства в зависимости от требований.
Рассмотрим конкретный кейс для более интересного взаимодействия с системой.

Представим, что наша компания занимается организацией мероприятий (event). Поступивший запрос попадает в CRM, и после проверки его реальности, мы берем его на себя. Перед выставлением коммерческого предложения, требуется выполнить ряд задач.
После запроса создаем проект «Проведение мероприятия 15.06.2020» и указываем руководителя, доступность проекта, название задач, заказчика, использование табелей и график работы. 

При включенной опции «Аналитические счета», создается автоматический аналитический счет с названием проекта, на котором накапливаются доходы и расходы по проекту, что позволяет контролировать его прибыльность.
В проекте назначаются задачи на сроки исполнения с использованием тегов для удобства.

Задачи в проекте могут иметь разные статусы. Руководитель отслеживает на каком этапе находится каждая задача. Исполнитель ставит статус задачи, когда берет ее в работу и фиксирует время выполнения. Это позволяет проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов.

Учет расходов и затрат на проект

Предположим, в компании работает менеджер по подбору подрядчиков для мероприятий, который зарабатывает 18 000,00 руб, а эффективных часов работы у него в месяц — 120 , т.е. в среднем за час работы его нужно оплатить 150,00 руб. Задав эту стоимость часа в карточке сотрудника и фиксируя им время работы в табеле, в аналитическом учете можно увидеть, сколько стоит привлечение этого сотрудника к проекту.

В процессе выполнения проекта могут возникать сопутствующие расходы, которые необходимо привязать к проекту через аналитический учет. Расходы могут быть зафиксированы разными способами, такими как закупки, расходы сотрудников, банк/касса или простая запись в учете. Это позволяет контролировать затраты по проекту и определять его прибыльность. 

 
В качестве примера запишем аренду помещения для мероприятия в бухгалтерском учете по инвойсу поставщика с указанием аналитического счета.

Аналитика проекта после фиксации расходов: 

Учет доходов от проекта

Мы потратили 16 950 руб на проекте. Доход будет сформирован через продажи и инвойсы заказчика.

Создав заказ продаж из проекта, CRM или продаж, мы связываем его с проектом и получаем дополнительную аналитику о количестве задач. Получение дохода на проекте фиксируется после подтверждения заказа продаж, формирования на его основании инвойса и его подтверждения, в соответствии с методом начисления. Доходы можно также фиксировать при получении платежа от клиента, указав аналитический счет в банковской выписке или кассовом отчете при сверке платежей. После учета доходов и расходов мы можем проанализировать результаты проекта.

После фиксации доходов и расходов мы можем провести анализ проекта.

Оценка прибыли от проекта - 3050,00 руб.

Это основная функциональность управления проектами, которую предоставляет ODOO 13 в бесплатной версии. Для маленьких или простых проектов такого функционала достаточно, но при работе над более серьезными проектами может потребоваться более расширенный функционал.

ODOO имеет две версии - Standard и Gold edition. В Gold edition доступен модуль "Проекты", но многие компании стремятся использовать продвинутые инструменты сразу, не освоив базовые. Поэтому перед переходом к продвинутым инструментам необходимо освоить базовые инструменты, доступные в базовой версии ODOO. Знание терминологии не означает умения правильно вести проект. В app store ODOO можно найти полезные модули для управления проектами, но большинство из них платные. Ведение проекта очень отличается от идеализированного мира учебников и курсов, особенно с отечественными заказчиками, что может привести к нарушению правильного ведения проектов.

Бизнес-требования

Старт проекта - определение цели проекта и желаний заказчика. Но, к сожалению, у заказчика может не быть четкого понимания своих потребностей, что становится первой проблемой на пути руководителей проектов. Это приводит к игре в угадайки и возможному недопониманию, когда заказчик не дает четкого понимания. Если заказчик заинтересован в проекте, он старается донести свои мысли до исполнителей, но если нет, то возможен неудачный результат.
Фиксация пожеланий заказчика в ODOO: функционал «Бизнес требований». Для IT-компаний это очень актуально, но и в других сферах он может быть полезен.

После фиксации требований проводится предварительная оценка стоимости реализации заказчика и генерируется проект для его реализации.

Scrum

ODOO подходит для SCRUM и предлагает инструменты для управления проектами.

Так выглядит карточка "Спринта":

Релиза:

Диаграмма Ганта

Гантта-диаграмма — тип гистограммы, который позволяет иллюстрировать план, график работ по проекту и используется в приложениях по управлению проектами.

В ODOO она тоже есть:

Настройки в самой задаче: 

В проекте: 

Бюджетирование

ODOO предоставляет возможность бюджетировать проекты на уровне аналитического счета, что позволяет отслеживать выполнение проекта. Однако, для фиксации факта в бюджете необходимо записать журнал в учете проекта с соответствующей связкой с бухгалтерским счетом.

Прочее

Если вы внимательно рассмотрели скриншоты выше, то заметили, что настройки проектов и задач значительно отличаются от базового функционала. Подробный инструментарий будет описан в следующих публикациях.

Применение этих инструментов эффективно при готовности вас и вашей компании, а также знании и понимании теории, которая будет перенесена на практику. Помните, что практика - это частный случай теории.