Управление закупками

Первичная и повторная закупка

Первичная потребность - товар отсутствует в ассортименте, но есть запрос от отдела маркетинга. Закупщик должен требовать официальное подтверждение в письменном виде или через систему, чтобы избежать возможных проблем.

Для заявок на закупку в ODOO используется документ "Purchase request", заполняемый сотрудниками для выражения потребности в товарах.

Заявка должна быть согласована руководством и передана менеджеру на закупку. В отдельных случаях закупщик может сам проявить инициативу, однако все равно необходимо определить место товара в ассортименте, его цену, способы продвижения и т.д. При несоблюдении этих мероприятий товар может стать неликвидным.

При наличии товара в ассортименте закупщик может принять решение о необходимости его закупки, основываясь на отчете об остатках. Рекомендуется смотреть этот отчет в нескольких срезах.

Отчет об остатках в ODOO можно сделать несколькими способами: через отчет по складам или анализ каталога продукции, где выводятся общие остатки на складах.

Определение цены

Не только цена, но и другие параметры важны при выборе поставщика, ведь дешевизна не гарантирует качество.

Можно найти поставщиков в интернете, на выставках, в отраслевых журналах, справочниках. Получив от них коммерческие предложения, необходимо выбрать наиболее подходящих.

В Odoo есть 2 документа: «Тендер» и «Запрос цен у поставщика». «Тендер» - запрос на закупку, «Запрос цен у поставщика» - получение коммерческих предложений.

После выбора подходящего поставщика и получения коммерческого предложения заключается договор. Для ведения изменений цен поставщиков и условий поставок менеджер должен иметь специальный инструмент в системе.

В Odoo прайс-листы поставщиков используются для обновления цен, условий поставки и других обновлений.

Анализ закупок

Для определения номенклатуры и количества товара необходимы инструменты и отчеты, такие как АВС и XYZ-анализ, отчет о товарообороте, отчет о товародвижении, прогноз продаж, величина страхового запаса и оптимальный размер заказа. Каждый из них помогает определить оптимальный размер заказа, страховой запас, ускорение товарооборота и т.д.

АВС- и XYZ-анализ - ранжирование и разделение ассортимента по обороту, прибыли и степени колебаний потребления с помощью коэффициента вариации. Коэффициент вариации показывает отклонения расхода от среднего значения в процентах.

В качестве примера могут быть эти параметры: объем продаж, сумма продаж и торговая наценка. XYZ-анализ группирует товары по стабильности поведения в три категории:

1. Категория Х - товары с колебанием продаж 5-15%, стабильной величиной потребления и высокой прогнозируемостью.
2. Категория Y - товары с колебанием продаж 15-50%, сезонными колебаниями и средней прогнозируемостью.
3. Категория Z - товары с колебанием продаж 50% и более, нерегулярным потреблением и непредсказуемыми колебаниями.

Оборачиваемость - число оборотов товарного остатка за период. Отчет по продажам и остаткам - данные о проданном и остатке товара. Точка заказа - нижняя граница запаса, при которой следует заказывать товар.  Рассчитывается по формуле: "средний дневной спрос * время поставки товара + страховой запас".

В Odoo есть инструменты для анализа продаж и автоматического запроса цен у поставщиков на нужные товары.

Заявка поставщику

Заявки можно оформлять в устной форме, если заказываете постоянно, или в письменном виде, например, по электронной почте. Некоторые поставщики поддерживают заказы через личный кабинет на своем сайте.

В Odoo есть документ «Запрос цен», который запрашивает цены у поставщиков.

Подтверждение цен

Поставщик рассматривает ваш запрос цен и отправляет вам его корректированный вариант. На основании этого запроса цен/заказа поставщик выставляет вам счет (счет, счет-проформа или инвойс), который послужит основанием для оплаты. Также стоит отметить, что инвойс является одним из видов счета.

В нашей практике инвойс не используется, а заменяется двумя документами: счет-фактурой и расходной накладной.

После подтверждения запроса цен у поставщика в Odoo доступна функция создания счета поставщика (Vendor Bill), который проводит учетную запись и зафиксирует обязательство перед поставщиком.

Контроль оплат

При закупке товара у поставщика есть два варианта оплаты: предоплата или оплата в кредит. Решение об оплате принимает бухгалтерия. Счета поставщика учитываются при планировании движения денежных средств, а иногда может потребоваться сверка взаиморасчетов с поставщиком.

Менеджер уточняет у поставщика детали поставки и передает их в отдел логистики, который интересуется количеством упаковок, весом, объемом и стоимостью груза для расчета стоимости доставки. Если поставщик доставляет товар, это упрощает процесс и избавляет компанию от лишних забот.

Менеджер закупок закончил свою работу, но необходимо быть бдительным на этапе доставки до склада, чтобы избежать неожиданных проблем и оперативно их решить.

Контроль условий поставки

После прибытия товара проверяют его соответствие документам. Если всё хорошо - товар приходуется, если нет - составляется акт приемки-передачи и делается претензия поставщику.

В ODOO после подтверждения цен создается черновик перемещения на склад (IN), который при подтверждении оприходует товар. Можно настроить количество этапов приемки товара в зависимости от компании.

Могут быть 1-3 складских документа, которые нужно последовательно подтвердить. Если есть расхождения, можно указать точное количество товара в перемещении.

Если система не может предложить все нужное количество, создайте черновик перемещения для недостающего количества товара (если планируется допоставка).